株式会社ツクイ 様
部署全体の意識を変える「もう1人の校正担当」

校正業務の改善に向け、広報部門がルール策定に着手

――現在の「Typoless」のご利用状況を教えてください。

山中秀樹 様（以下「山中」）　契約している10アカウントのうち、7つを広報部門、残りは広告部門と、サイト制作などをしているグループ会社で使用しています。広報課では、特にプレスリリースとウェブ社内報での利用頻度が高いです。ほかにウェブサイト・SNS投稿・広報誌・動画や、当社を代表して発表や講演をする際の登壇資料などの校正に利用しています。

――プレスリリースとウェブ社内報では、どう活用していますか？

山中　プレスリリースは月1回から3回程度の配信で、担当者が1人で執筆するため、効率化の面でTypolessが役立っています。ウェブ社内報「Bridge」は隔週で配信しており、社内での取り組みや、イベント情報、お知らせなどひと月あたり10本から20本の記事を掲載しています。2025年1月からオープン化し、社外の人も閲覧できるようにしました。ツクイグループの取り組みを発信し、多くの人に知ってもらおうという狙いです。記事量も増え、社外に発信されることから、校正の重要性が増すとともに、業務負荷も高まりました。  

――「Typoless」導入前の校正はどのように行っていましたか‎‎？

山中　大学で日本語学を専攻していた広報課員が主担当者として、新聞社の用語集や辞書などを駆使して校正していました。他のメンバーは校正に関する知識の差があり、文字や表現に対するこだわりにも差があったため、ほぼ1人で最終判断を任されていました。

そのため、校正業務が主担当者に集中してしまい、他の課員にノウハウを教える余裕もないという悪循環を抱えていました。社内報のオープン化に伴って記事の数も増え、主担当者が全ての文章を確認するのが難しくなるため、他の課員と校正を分担できるように業務の棚卸しが必要だと感じていました。

――校正業務の課題にどう取り組みましたか？

山中　まず、主担当者が中心となり当社独自の「用字用語の基準」を策定しました。それをどのようにメンバーに浸透させるかという手段として、システムの導入を検討し、 Typolessの導入に至りました。

「徘徊」ではなく「ひとり歩き」の表記で登録

――「Typoless」を採用した理由をお聞かせください。

山中　当社が策定した用字用語の基準を「カスタム辞書」に登録して使うことができ、他の表記ルールについて当社の基準に近いというのが大きな理由です。競合のサービスも比較・検討しましたが、用字や用語のルールが徹底されている新聞社が作ったシステムという点にも魅力を感じました。

また、登壇資料や外部配信用資料などの校正には正確さとスピードが求められますが、ルールが浸透するまでには一定の時間と工数が必要です。Typolessを導入することで、そのプロセスを短縮できるのではないかと考えました。実際、Typolessを使っていく中で、用語統一は早く浸透しました。

――貴社のルールでは、どのような用語を登録していますか？

山中　たとえば、認知症の方が歩き回られることを、昔は「徘徊」と呼んでいたと思います。しかし、徘徊という言葉には目的なく歩き回るという意味があるのに対して、認知症の方にはご自身なりの考えがあって行動されているので、当社では「ひとり歩き」という言い方で登録しています。ほかにも、当社のサービスを利用される方のことを「利用者様」「ご利用者さま」といった言い方はせず、「お客様」に統一しています。

※「徘徊」という言葉はTypolessのルール辞書でも不適切な表現として指摘が入り、「外出」「単独外出」「ひとり歩き」などへの言い換えを推奨しています。

――福祉に携わる事業者として、言葉の表現ではどんなことに気をかけていますか？

山中　年齢を重ねると、できないことがあっても当たり前になります。できないことにフォーカスするのではなく、その方が今持っている能力にフォーカスするような表現を心がけています。社内報では、介護サービスをご利用いただいているお客様への表現に十分配慮し、どなたが読んでも穏やかに受け止められる内容づくりを心がけています。

――「Typoless」の機能の中で、役立っているものを教えてください。

山中　「カスタム辞書」のほかに、Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）へのアドイン機能が挙げられます。PDFも文章を正確に読み取って校正してくれるので活用しています。小さな文字も高い精度で読み取ってくれて、パンフレットの制作過程での確認などに役立っています。

校正についてディスカッションできる環境へ

――「Typoless」導入後の効果について教えてください‎‎。

山中　広報課員全員の用字用語に関する意識が高まり、メンバー間でディスカッションできる環境が整いました。さまざまなルールについて、一つずつ説明していくよりは、一人ひとりがTypoless を利用する中で理解することによって、通常のプロセスよりも早い段階で浸透できたと思います。1つの判断基準が置かれたことで、各自が用字用語について活発な意見をかわすことができ、意思疎通が円滑になりました。広報課には横浜本社のほかに大阪を拠点としている課員もおり、距離的な面でもコミュニケーションの橋渡しをしてくれています。

――業務負担はどう軽減されましたか？

山中　これまでは1人の担当者に校正業務を属人的に任せていたのが、Typoless という「もう1人の校正担当者」が増えたような感覚です。懸念していた社内報の校正は、執筆者と係長クラスが分担するようになり、校正担当者の負担は大きく減りました。他のメンバーが自分で校正できるようになった分、担当者が「用字用語の基準」をブラッシュアップしたり、表現に関して自分から提案したりする時間も増えています。

――将来的に「Typoless」に期待している機能などをお聞かせください。

山中　AIがより進化して、文脈を読み取って必要なときだけ同音異義語を提案したり、構文に問題があるときに指摘してくれたりするとありがたいですね。そのほかにも、2010年から常用漢字に追加された字について、その旨を説明する機能や、景品表示法などについて校閲する機能を期待しています。

――今後は「Typoless」をどう活用していきたいですか？

山中　誰がやっても同じクオリティーで校正できることが理想です。「Typoless」を使うことで、正確性やクオリティーはもちろん、一定のスピード感を担保しながら情報配信の頻度を増やしていきたいと考えています。

たくさんの情報が世の中にあふれる中で、高齢者の方も必要な情報に自らアクセスして、どの介護事業者が適正なのかをご自身で見極めていく時代です。当社も、開かれた事業者として、よりオープンかつスピーディーに情報をお届けする必要があると思っています。